آموزش آیفون – استفاده از سرویس iCloud Drive

معرفی سرویس iCloud Drive

در پست “آموزش کار با فایل ها و فولدرها بر روی آیفون” در مورد ساختار برنامه ی Files بر روی آیفون صحبت کردیم. iCloud Drive سرویسی است که درون برنامه Files ساخته شده است و به همین دلیل به راحتی می توانید فایل ها را در آنجا ذخیره کرده و از طریق تمامی دستگاه های خود به فایل ها  و فولدرهایتان دسترسی پیدا کنید. کاربران دستگاه های اپل می توانند سرویس iCloud Drive را بر روی تمامی دستگاههای iOS  با سیسیتم عامل iOS 8 یا بالاتر، رایانه های مک با سیستم عامل OS X 10.10 یا بالاتر و نیز بر روی رایانه های شخصی که روی آنها برنامه یiCloud برای ویندوز 5 یا بالاتر و ویندوز 7 یا بالاتر نصب شده است، استفاده کنند. برای دسترسی به iCloud Drive، می بایست با Apple ID  وارد سرویس iCloud شوید. دقت کنید که iCloud فضایی برای ذخیره سازی فایل ها و فولدرهای شما است و به همین علت همانند هر حافظه ی دیگری محدودیت دارد و این محدودیت به تعداد و نوع برنامه هایی که داده های آنها را بر روی  iCloud  ذخیره می کنید، بستگی دارد.

آی کلود فضای ابری است و می توانید از طریق ارسال پیوند به فایل مورد نظر با دعوت از دیگران، آنها را برای دیدن و ویرایش فایل هایتان بر روی iCloud Drive  دعوت کنید. درواقع لازم نیست که برای شرکت دادن افراد در ویرایش و مشاهده ی فایل ها و فولدرهای روی گوشی تان، کپی از فایل را برای آنها ارسال کنید. مادامی که دیگران را برای به اشتراک گذاری فایل ها بر روی سرویس آی کلود درایو دعوت می کنید، می توانید مجوزهایی برای اینکه چه کسانی می توانند هر فایل و فولدر را ببینند و یا چه کسانی می توانند آن را ویرایش کند صادر نمایید. چنانچه اجازه ی وایرایش فایل ها توسط دیگران را صادر کردید، همه ی تغییرات صورت گرفته بر روی فایل ها که توسط افراد مجاز انجام شده است، به صورت خودکار به روز می شوند.

• فعال کردن iCloud Drive 

برای این منظور به آدرس Settings > [your name] > iCloud رفته و در ادامه گزینه ی iCloud Drive را فعال کنید.

فعال-کردن-iCloud-Drive

• انتخاب برنامه های مجاز به استفاده از سرویس iCloud Drive 

برای این منظور به آدرس Settings > [your name] > iCloud رفته و در ادامه تانگل هر برنامه ی دلخواه را به طرف راست بکشانید تا رنگ آن از خاکستری به سبز تغییر پیدا کند.

• باز کردن فایل ها در  برنامه ی دلخواه

هر فایل دلخواهی را که بر روی iCloud Drive قرار دارد، لمس کرده و انگشت خود را روی آن نگه دارید. از روی منویی که ظاهر می شود گزینه ی Share را انتخاب کرده و در انتها بر روی برنامه ای که دوست دارید فایل در آنجا به اشتراک گذاشته شود تپ کنید.

• دعوت از دیگران برای ویرایش و یا مشاهده یک فایل

هر فایل دلخواهی را که بر روی iCloud Drive قرار دارد، لمس کرده و انگشت خود را روی آن نگه دارید. از روی منویی که ظاهر می شود گزینه ی Share را انتخاب کرده و در انتها بر روی گزینه ی    تپ کنید. پس از این شما می توانید یکی از کارهای زیر را به انجام برسانید.

• صدور مجوز مشاهده و ویرایش فایل برای صِرف افرادی که برای آنها لینک دعوت ارسال شده است: برای این منظور می بایست بر روی یکی از روش های موجود برای ارسال پیوندِ فایل ضربه زده و پس از آن اطلاعات خواسته شده را وارد کنید و در ادامه نیز می توانید دعوت نامه را ارسال کنید. دقت کنید که افرادی که برای آنها دعوت نامه ویرایش فایل می فرستید، می بایست Apple ID داشته باشند تا بتوانند فایل را باز و ویرایش کنند.
• صدور مجوزها و گزینه های دسترسی بیشتر : برای این منظور می بایست بر روی گزینه ی Share Options ضربه زده و دسترسی ها و مجوزهای دلخواه را تغییر داده و در اد امه بر روی گزینه ی اAdd People که در بخش بالایی صفحه نمایش داده می شود، ضربه بزنید. در ادامه نیز می بایست بر روی یکی از روش های موجود برای ارسال پیوندِ فایل ضربه زده و پس از وارد کردن اطلاعات خواسته شده دعوت نامه را ارسال کنید.

با تپ کردن بر روی عبارت Share Options امکان دسترسی به یکی از موارد زیر ایجاد می شود:

• Only people you invite: فقط افرادی که با iCloud وارد سیستم اپل می شوند، اجازه دارند فایل را باز کنند.
• Anyone with the link: هر کسی که لینک دعوت نامه را داشته باشد، میتواند فایل را باز کند.

شما همچنین می توانید مجوزهای اقدامات مجاز دیگران را برای انجام بر روی فایل ها و فولدرهایی که با آنها به اشتراک گذاشته اید، تنظیم کنید. برای این منظور دو نوع دسترسی در اختیار خواهید داشت:

گزینه-های-موجود-برای–Share-Options

• Can make changes: افراد می توانند فایل مشترک را ویرایش و چاپ کنند.
• View only: افراد میتوانند فایل اشتراک گذاری شده را مشاهده و چاپ کنند؛ اما قادر نخواهند بود که آن را ویرایش کنند.

• گفت و گو برای دعوت از مردم برای مشاهده و ویرایش سند 

روش ارسال دعوت نامه برای ویرایش فایل ها توسط دیگران شامل ارسال پیام، ارسال ایمیل و ارسال کپی از لینک است. گزینه های موجود برای اشتراک در بخش پایینی صفحه برنامه ی Files نمایش داده می شود.
چنانچه دکمه    را نمی توانید در صفحه ی یکی از اسناد مشاهده کنید، ممکن است به این علت باشد که سند مربوطه متعلق به شخص دیگری است که صرفاً آن را با شما به اشتراک گذاشته است. برای مشاهده نام مالک هر فایل و فولدر بر روی آیکون  تپ کنید.

نکته ی مهم: زمانی که یک فولدر و یا فایل را به اشتراک می گذارید، پیوندِ فایل شامل نام آن فایل می شود. بنابراین، اگر نام یا محتوای فولدری محرمانه باشد، می بایست از گیرندگان بخواهید که لینک آن را با شخص دیگری به اشتراک نگذارند.

• دعوت از افراد بیشتر برای مشاهده و یا ویرایش یک فایل

چنانچه شما مالک یکی از فایل های اشتراکی هستید و مجوز دسترسی بر روی گزینه ی “Only people you invite” تنظیم شده است، امکان دعوت افراد بیشتری برای مشاهده و ویرایش فایل ها و فولدرهای اشتراکی تان وجود دارد. برای این منظور می توانید فایل را لمس کرده و انگشت خود را بر روی آن نگهداشته و در ادامه بر روی گزینه ی Share و پس از آن بر روی گزینه ی  ضربه بزنید. حال با تپ کردن بر Send Link می توانید لینک فایل و یا فولدر را برای هر مخاطب دلخواه خود بفرستید.  در ادامه نیز می بایست بر روی یکی از روش های موجود برای ارسال پیوندِ فایل ضربه زده و پس از وارد کردن اطلاعات خواسته شده دعوت نامه را ارسال کنید.

دعوت-از-افراد-بیشتر-برای-مشاهده-و-یا-ویرایش-یک-فایل

توجه: خوب است بدانید که چنانچه مالک فایل اشتراکی هستید و آن را به پوشه یا محلی دیگر انتقال داده اید، لینک قبلی خراب شده است و دسترسی افراد به فایل از بین رفته است. در این گونه موارد می بایست پس از انتقال فایل، لینک جدید را دریافت کرده و آن را به اشتراک بگذارید.

• ارسال همزمان لینک فایل ها و فولدرها به تعداد زیادی از مخاطبین

چنانچه شما مالک یکی از فایل های اشتراکی هستید و مجوز دسترسی بر روی گزینه ی “Anyone with the link” تنظیم شده است، امکان دادن مجوز دسترسی به فایل ها و به افراد بیشتری وجود دارد. برای این منظور می توانید فایل را لمس کرده و انگشت خود را بر روی آن نگهداشته و در ادامه بر روی گزینه ی Share و پس از آن بر روی گزینه ی  ضربه بزنید. حال با تپ کردن بر Send Link می توانید لینک فایل و یا فولدر را برای هر مخاطب دلخواه خود بفرستید.  در ادامه نیز می بایست بر روی یکی از روش های موجود برای ارسال پیوندِ فایل ضربه زده و پس از وارد کردن اطلاعات خواسته شده دعوت نامه را ارسال کنید.

• تغییر مجوزهای دسترسی به فایل ها و فولدرهای اشتراکی

چنانچه شما مالک یکی از فایل های اشتراکی هستید و مجوز دسترسی بر روی گزینه ی  “Anyone with the link” تنظیم شده است، می توانید مجوز دسترسی ها را در هر زمان دلخواه تغییر دهید. باید دقت داشته باشید که پس از تغییر مجوز دسترسی افراد به فایل های اشتراکی، دسترسی تمامی افراد حاضر در اشتراک تغییر خواهد کرد و به روز می شود. برای این منظور می بایست فایل مورد را لمس کرده و انگشت خود را بر روی آن نگهداشته و در ادامه بر روی گزینه ی Share ضربه بزنید. در ادامه نیز بر روی گزینه ی Share Options تپ کنید و در انتها تنظیمات مورد نظرتان را برای تغییر دسترسی ها به فایل و فولدرها به انجام برسانید.

توجه کنید که چنانچه تنظیمات را به گونه ای تغییر دهید که گزینه ی “Anyone with the link” را به گزینه ی “Only people you invite” تغییر دهید، لینک دعوت دیگر برای تمامی افراد حاضر در اشتراک فایل و فولدر معتبر نخواهد ماند. در این صورت تنها افرادی که از شما دعوت نامه دریافت می کنند می توانند فایل را باز کرده و آن را مشاهده و یا ویرایش کنند و از طرفی هم باید با استفاده از اکانت iCloud  و با استفاده از یک شناسه اپل (AppleID) وارد سیستم شده باشند.

• تغییر مجوز دسترسی ها برای تمامی افراد

چنانچه شما مالک یکی از فایل های اشتراکی هستید و مجوز دسترسی بر روی گزینه ی “Only people you invite” تنظیم شده است، میتوانید خیلی سریع مجوزهای دسترسی تمام افراد حاضر در اشتراک را تغییر دهید. برای این منظور می بایست فایل را لمس کرده و انگشت خود را بر روی آن نگهداشته و در ادامه بر روی گزینه ی Share و پس از آن بر روی گزینه ی Share Options ضربه بزنید. حال با تغییر و انتخاب هر یک از گزینه های موجود برای مجوز دسترسی ها، تغییرات دلخواه خود را ایجاد و آنها را عملی کنید.

پس از اعمال تغییر در مجوز دسترسی هر یک از افراد،  فرد باز کننده ی فایل اشتراکی، هشداری را مبتنی بر تغییر مجوز دسترسی اش از طرف صاحب فایل مشاهده می کند و پس از بستن پنجره ی هشدار، تغییرات ایجاد شده در دسترسی ها اعمال می شود.

• تغییر مجوز و یا حذف دسترسی برای یکی از شرکای فایل و فولدر

چنانچه شما مالک یکی از فایل های اشتراکی هستید و مجوز دسترسی بر روی گزینه ی “Only people you invite” تنظیم شده است، میتوانید مجوز یک از شرکای فایل را بدون تأثیر بر روی مجوز دیگران تغییر دهید. شما همچنین می توانید دسترسی هر یک از شرکا را به فایل از بین ببرید. برای این منظور می توانید فایل را لمس کرده و انگشت خود را بر روی آن نگهداشته و در ادامه بر روی گزینه ی Share و پس از آن بر روی گزینه ی  ضربه زده و با انتخاب فرد مورد نظر و تپ کردن بر روی گزینه ی Stop Sharing دسترسی وی به فایل اشتراکی را قطع کنید.

حذف-دسترسی-برای-یکی-از-شرکای-فایل-و-فولدر

با قطع دسترسی هر یک از شرکای فایل ها، پیام هشداری بر روی صفحه نمایش کسانی که فایل را باز کرده اند ظاهر می شود و دسترسی فرد حذف شده با بستن پیغام هشدار، خاتمه می یابد .  با این کار فایل مربوطه از iCloud Drive فرد مورد نظر حذف می شود و پس از آن لینک فایل ارسالی برای وی از اعتبار ساقط می شود. حال اگر بعداً بخواهید بار دیگر فایل را به اشتراک بگذارید و دسترسی را به گزینه ی  “Anyone with the link” تغییر دهید، اعتبار لینک اصلی باز خواهد گشت. دقت کنید که چنانچه بعداً بخواهید مجوز دسترسی به فایل را بر روی گزینه ی “Only people you invite”  تنظیم کنید، پیوند اصلی به فایل و فولدر تنها برای افرادی که دوباره از آنها برای مشاهده و ویرایش فایل ها دعوت کرده اید، معتبر خواهد بود.